Sisu
Hommikul peate koostama ülesannete loendi, seadma prioriteedid ... Ja see on kõik, meil on edukas päev garanteeritud? Kahjuks ei. Me ei mõista ju alati, kuidas eristada peamist teisest, olulist kiireloomulisest. Meil on ka keskendumisraskusi. Äritreener ütleb, kuidas seda parandada.
«Kahjuks on olukorrad, kus mul õnnestub prioriteedid esiplaanile seada, pigem norm kui erand. Püüan planeerida oma päeva ülesandeid, tuues välja põhilise, kuid päeva lõpuks tunnen end täiesti kurnatuna, sest mind segavad kõned, väike käive ja kohtumised. Olulisemad ülesanded lükkuvad jätkuvalt edasi ning aasta grandioossed plaanid jäävad paberilehtedele kirja. Mida saate enda heaks teha?» küsib Olga, 27-aastane.
Sarnase palvega kohtan sageli ka juhtimisefektiivsust käsitlevatel koolitustel. Kliendid usuvad, et nende probleemi peamiseks põhjuseks on prioriteetide puudumine. Aga tegelikult nad on, lihtsalt inimene ei ole neile väga keskendunud.
Ja esimene samm selle probleemi lahendamisel on keskendumisvõime parandamiseks sobiva tööriista valimine. See peaks täpselt vastama teie isikuomadustele: peate arvestama oma töö- ja elukohatingimustega.
Alustuseks võite kasutada mitmeid populaarseid meetodeid, mis on juba ammu tõhusaks tunnistatud. Püüan neid soovitada klientidele, kellega alles alustame koostööd.
Esimene lähenemine: hindamiskriteeriumide mõistmine
Esmalt vastake küsimusele: milliseid kriteeriume te prioriteetide seadmisel kasutate? Kõige tavalisem vastus on "kiirelisuse" kriteerium. Sellega on kõik juhtumid olenevalt tähtajast ritta. Ja alles pärast seda ehitame saadud "virtuaalkonstruktorisse" uued ülesanded, nihutades need, mida saab hiljem täita, kaugele tagasi.
Millised on selle lähenemisviisi puudused? Tänaste prioriteetide loend peaks sisaldama mitte ainult seda, mis homme kaotab oma tähtsuse, see tähendab kiireloomuline, vaid ka seda, mida me abstraktselt nimetame "oluliseks". See on see, mis viib meid eesmärgi saavutamise poole või eemaldab tõsised takistused teel selleni.
Ja siin teevad paljud kriteeriumide asendamise vea. Lakooniliselt võib seda väljendada järgmiselt: "See on väga kiireloomuline, sest see on väga oluline!" "See on väga oluline, sest tähtaeg on homme!" Kuid kui teie päeva prioriteetide loend ei sisalda ülesandeid, mis viivad teie jaoks oluliste eesmärkide saavutamiseni, peate oma ülesandeid hoolikalt analüüsima.
Peate otsustama, milliseid kriteeriume kasutate ülesannete kiireloomulisuse ja tähtsuse määramiseks ning kas te segate neid kahte mõistet.
Teine lähenemisviis: määrake kolm prioriteetide kategooriat
Nagu teate, on planeerimishorisondid erinevad. Kui kaalume ühepäevast planeerimishorisonti, siis on parem toimida järgmiselt:
- Määrake päeva jaoks üks peamine prioriteet. See on ülesanne, millele kulutad täna maksimaalselt oma aega ja energiat;
- Määrake kolm või neli asja, millele kulutate täna kõige vähem aega ja vaeva. Parem on, kui kirjutate üles, kui palju aega (viis minutit, kümme minutit) kavatsete konkreetsele juhtumile kulutada. Sellest saab teie "viimase prioriteedi" loend.
- Kolmandasse kategooriasse kuuluvad need, mida võib nimetada "jääkprintsiibi juhtumiteks". Need valmivad, kui nende jaoks vaba aega jääb. Aga kui need jäävad realiseerimata, ei mõjuta see midagi.
Siin seisame silmitsi küsimusega: "Kuidas mitte kulutada maksimaalset energiat "viimasele prioriteedile", jättes alateadlikult kõrvale "peamise"? Kolmas lähenemine aitab sellele vastata.
Kolmas lähenemine: kasutage aeglase aja režiimi
Veedame suurema osa oma tööajast "kiire tööaja" režiimis. Peame osalema rutiinsetes protsessides ja töötlema tohutul hulgal teavet.
"Aeglane aeg" on kõige tõhusam viis rutiini "rattas jooksmise" peatamiseks. See on teadlik pilk iseendasse ja lähtepunkt, et leida vastuseid küsimustele: “Mida ma teen? Milleks? Mida ma ei tee ja miks?
Selle meetodi parimaks toimimiseks järgige neid kolme juhist.
- Sisestage oma igapäevasesse rutiini teatud rituaal. See peaks olema päeva jooksul korduv tegevus, mis viib teid "aeglase aja" režiimi. See võib olla teepaus ja tavalised kükid. Rituaal ei tohiks kesta rohkem kui 5 minutit ja võimaldama teil üksi olla. Ja loomulikult tooge teile rõõmu ja naudingut — siis ei lükka te seda homsesse.
- Pidage meeles, et "aeglane aeg" pole mitte ainult nautimise aeg, vaid ka võimalus "kiire aja" režiimiga rahulolu suurendada. Ja küsige endalt kolm küsimust: "Mis tulemust ma peaksin täna saavutama?", "Mis on järgmine väike samm selle tulemuse suunas, mida ma pean tegema?", "Mis mind sellelt segab ja kuidas mitte lasta end segada?" Need küsimused aitavad teil oma peamisi eesmärke meeles pidada. Ja järgmiste väikeste sammude planeerimine on suurepärane edasilükkamise ennetamine.
- Kasutage aeglase aja režiimi kaks kuni neli korda päevas. Mida sagedamini ja tugevamalt teid välismaailma tegurid mõjutavad, seda sagedamini peaksite sellele režiimile lülituma. Piisab kolmest küsimusest ja paarist minutist seansi kohta. Peamine kriteerium on see, et see peaks teile rõõmu pakkuma. Kuid pidage meeles: tehnika kasutamine harvem kui üks kord päevas ei tähenda seda, et te seda üldse harjutate.