Sisu
Exceli dokumendi kallal töötades on sageli vaja, et mitu inimest võtaks sellega korraga ühenduse. Ja väga sageli saab nende arvu arvutada mitmekümne kaupa. Seetõttu ei piirdu koostöö küsimus ainult inimeste ühendamisega, kuna nad võivad sageli teha vastuolulisi muudatusi, mida on vaja kiiresti ja tõhusalt redigeerida.
Kes seda teha saab? Isik, kellel on põhikasutaja staatus. Ühesõnaga, mida on vaja teha, et ühine töö dokumendiga ei oleks mitte ainult võimalik, vaid ka tõhus?
Excelis jagatud failiga töötamisel on oma omadused. Seega pole mõned toimingud kasutajatele saadaval:
- Tabelite koostamine.
- Stsenaariumide haldamine, sealhulgas nende vaatamine.
- Lehtede eemaldamine.
- Kasutajatel ei ole võimalust mitut lahtrit liita ega, vastupidi, varem liidetud lahtreid jagada.
- Kõik toimingud XML-andmetega.
Kuidas saab neist piirangutest mööda minna? Peate lihtsalt üldise juurdepääsu eemaldama ja seejärel vajaduse korral selle tagastama.
Siin on veel üks arvutustabel, millel on mõned ülesanded, mis võivad olla võimalikud, kuid ei pruugi olla võimalikud, kui töötate sama arvutustabelis mitme inimesega.
Kõigepealt peate mõistma, milline fail tuleb mitmele inimesele korraga redigeerimiseks kättesaadavaks teha. See võib olla kas uus või olemasolev fail.
Seaded
Kõik, mida peate Excelis faili jagamiseks tegema, on jaotises Raamatute jagamine, mille leiate vahekaardilt Ülevaatus.
Ilmub aken kahe vahekaardiga. Oleme huvitatud esimesest, mis avaneb automaatselt. Peame märkima punase ristkülikuga ekraanipildil märgitud üksuse kõrval oleva ruudu. Sellega võimaldame mitmel kasutajal dokumenti hallata.
Kui oleme redigeerimiseks juurdepääsu avanud, peame selle konfigureerima. Selleks avage teine vahekaart.
Pärast parameetrite sisestamist kinnitame oma tegevused. Selleks vasakklõpsake nuppu "OK". Jagamine võib olla avatud mis tahes raamatule, nii uuele kui ka olemasolevale. Esimesel juhul peate talle nime välja mõtlema.
Pärast seda peate faili oma arvutisse salvestama.
Tähtis! Vorming peaks olema selline, et iga kasutaja saaks faili avada oma tabeliversiooniga.
Peate faili salvestama võrgu ühiskasutusse või kausta, millel on juurdepääs osalejatele, kes soovivad faili kasutada. Pärast kataloogi valimist peame lihtsalt klõpsama nuppu "Salvesta".
Samas ei ole lubatud kasutada jagatud faili salvestamiseks veebiserverit.
Pärast kõigi ülalkirjeldatud toimingute tegemist peate kontrollima, kas teiste inimestega on võimalik ühendada. Selleks avage vahekaart "Andmed" ja leidke otse selle all üksus "Ühendused". Kui klõpsate sellel, saate linke või linke muuta. Kui vastavat nuppu pole, siis pole ka seotud faile.
Järgmisena avaneb vahekaart “Olek”, mille abil on võimalik ühendusi kontrollida. Selle, et kõik on hästi, tunneb ära nupu “OK” olemasolust.
Excel võimaldab avada ka jagatud töövihiku. Selleks peate klõpsama nuppu Office. Kui ilmub hüpikpaneel, peame valima üksuse "Ava" ja valima jagamiseks kasutatava raamatu. Pärast seda klõpsake uuesti Office'i nuppu ja avage aken "Exceli suvandid", mis asub allosas.
Ilmuva akna vasakus servas saate valida seadete kategooria, kuid meid huvitab kõige esimene, mis sisaldab kõige üldisemaid parameetreid.
Järgmisena minge jaotisse "Isiklik seade", kus peate määrama andmed, mis võimaldavad kasutajaid filtreerida - kasutajanimi, hüüdnimi.
Pärast nende toimingute tegemist on võimalik muuta dokumendis olevat teavet või lisada andmeid. Ärge unustage pärast muudatuste tegemist salvestada.
Mõnikord võib see salvestamisel probleeme tekitada. Näiteks jagamine on saadaval ainult esimesel avamisel ja kui proovite dokumenti teist korda avada, annab programm veateate. See võib juhtuda järgmistel põhjustel:
- Kui mitu osalejat sisestab andmeid korraga samasse lahtrisse. Või mõni muu osa.
- Muutustelogi genereerimine, mis põhjustab töövihiku mahu suurenemise. See toob kaasa probleeme.
- Kasutaja on jagamisest eemaldatud. Sel juhul ei toimi muudatuste salvestamine ainult tema arvutis.
- Võrguressurss on ülekoormatud.
Probleemi lahendamiseks peate tegema järgmised toimingud.
- Kustutage muudatuste logi või kustutage sellest üleliigne teave.
- Eemaldage dokumendist endas üleliigne teave.
- Taaskäivitage jagamine.
- Avage Exceli dokument teises kontoriredaktoris ja seejärel salvestage see uuesti xls-vormingus.
Tõsi, viimastes versioonides ei esine seda viga nii sageli kui vanemates.
Kuidas vaadata liikmete tegevust
Ühise töö käigus tuleb pidevalt jälgida, et üks osalejatest midagi ära ei rikuks. Seetõttu peate õppima mõistma, milliseid tegusid üks neist sooritas. Selleks peate tegema järgmised toimingud.
- Minge vahekaardile "Ülevaatus" ja leidke sealt üksus "Parandused". Valige menüüst üksus "Vali parandused".
6 - Järgmisena ilmub aken, kus saate teada, milliseid muudatusi kasutajad on teinud. See loend luuakse automaatselt. Saate kontrollida, kas see on tõesti nii, vaadates selles dialoogiboksis vastava üksuse kõrval olevat märkeruutu.
7 Sel juhul kuvatakse vasakus ülanurgas olevas loendis ainult need muudatused, mis on tehtud pärast viimast salvestamist. Seda tehakse mugavuse huvides, ajakirjas on alati näha varasemaid toimetamisi.
- Igale osalejale määratakse konkreetne värv, mille järgi saate aru, kes muudatusi tegi. Sildid asuvad vasakus ülanurgas. Samuti saate seadistada muudatuste jälgimise aja, konkreetse kasutaja või kindlas vahemikus ning keelata nende kuvamise.
8 - Kui hõljutate kursorit sellise märgiga lahtri kohal, kuvatakse väike plokk, millest saate aru, kes muudatused tegi.
9 - Paranduste kuvamise reeglite kohandamiseks peate naasma seadete aknasse ja leidma seejärel välja "Aja järgi", kus saate määrata muudatuste vaatamise alguspunkti. See tähendab, aeg, millest alates parandusi kuvatakse. Saate määrata perioodi viimasest salvestamisest, kuvada kõik muudatused kogu aeg, ainult mitte vaadatud või määrata kuupäeva, millest alates neid kuvatakse.
10 - Saate juhtida ka ainult konkreetse liikme tehtud paranduste kuvamist.
11 - Vastava välja abil saate määrata lehe vahemiku, kuhu käsu toimingud logitakse.
Samuti saate teha muid muudatusi, märkides õigetes kohtades vastavad märkeruudud.
Muudatuste loend ei ole tühikaal. Põhikasutaja saab teiste osalejate muudatusi üle vaadata, neid kinnitada või tagasi lükata. Kuidas seda teha?
- Minge vahekaardile "Ülevaatus". Seal on menüü "Parandused", kus kasutaja saab parandusi hallata. Hüpikpaneelil peate valima suvandi "Nõustu parandused / tagasilükkamine", mille järel kuvatakse aken, milles kuvatakse parandused.
13 14 - Redigeerimiste valiku saab teha samade kriteeriumide järgi, mida varem kirjeldatud: ajaliselt, konkreetse kasutaja poolt või teatud vahemikus. Pärast vajalike parameetrite seadistamist vajutage nuppu OK.
- Järgmisena kuvatakse kõik kohandused, mis vastavad eelmises etapis seatud tingimustele. Saate konkreetse muudatusega nõustuda või selle tagasi lükata, klõpsates akna allosas vastavat nuppu. Kohandusi on võimalik ka partiidena kinnitada või tagasi lükata.
15
Nüüd on vajalikud kohandused jäetud ja üleliigsed eemaldatud.
Kuidas eemaldada kasutaja Exceli failist
Aeg-ajalt on vaja kasutajaid kaasautorlusest eemaldada. Põhjuseid võib olla tohutult: neile anti teine ülesanne, osaleja hakkas teisest arvutist toimetamisi tegema jne. Selle ülesande rakendamine Excelis pole üldse keeruline.
Kõigepealt avage vahekaart "Ülevaatus". Seal on rühm "Muudatused", kus on valik "Juurdepääs raamatule".
Pärast seda ilmub ekraanile sama aken, mida nägime varem. Kõigi inimeste loendi, kes saavad tabelis muudatusi teha, leiate vahekaardil Redigeerimine. Praegu mittevajaliku kasutaja eemaldamiseks peate selle loendist leidma, valima selle hiire vasaku nupuga ja klõpsama allpool asuvat nuppu "Kustuta".
Järgmisena hoiatab Excel kasutajat, et selle osaleja tehtud parandusi ei pruugita salvestada, kui ta parajasti töövihikus muudatusi teeb. Kui nõustute, klõpsake "OK" ja kasutajat enam ei jagata.
Parim viis jagatud pearaamatu kasutamise piiramiseks on kasutaja eemaldamine. Kui see ei sobi, saate määrata konkreetse osaleja raamatu vaatamise või muutmise õiguse.
Sellegipoolest on oluline meeles pidada, et jagamisele on vaikimisi sisse ehitatud mõned piirangud. Neid on kirjeldatud eespool. Pidagem neid meeles, sest kordamine on õppimise ema.
- Keelatud on luua nutitabeleid, mis uuendavad andmeid automaatselt ja millel on palju muid funktsioone.
- Te ei saa skripte hallata.
- Lehtede kustutamiseks, lahtrite ühendamiseks või lahtiühendamiseks on sisseehitatud piirang.
- Tehke kõik toimingud XML-andmetega. Lihtsamalt öeldes on suure andmehulga struktureerimisel, sealhulgas nende massiivide redigeerimisel piirangud. XML on üks kõige ebaselgemaid failitüüpe algajatele, kuid see on tegelikult üsna lihtne. Seda tüüpi failiga saate andmeid edastada, tehes dokumendis pakettmuudatusi.
Lihtsamalt öeldes võimaldab kaasautoreerimine teha dokumendiga standardseid toiminguid, kuid professionaalsemad võimalused on saadaval ainult ühe inimese jaoks. Selle põhjuseks on asjaolu, et samu makrosid või XML-i pakettmuudatusi on mõnevõrra keerulisem tagasi pöörata.
Jagamise keelamine ja seejärel uuesti lubamine on veel üks viis Exceli kasutajate tegevuste piiramiseks. Vajalikud muudatused saate ise teha, võttes sellega ajutiselt teistelt inimestelt võimaluse midagi muuta.
Selleks peate järgima neid samme.
- Avage vahekaart "Ülevaatus", minge jaotisse "Parandused" ja valige hüpikmenüüst üksus "Redaktsioonide esiletõstmine".
- Pärast seda ilmub aken, kus peate tühjendama märkeruudud üksuste „Kasutaja” ja „Vajalikus” kõrval.
- Pärast seda ilmub andmete varundamiseks vajalik muudatuste logi.
Pärast seda saate jagamise välja lülitada. Selleks valige lindi samal vahekaardil üksus "Juurdepääs raamatule" ja tühjendage ruut "Luba mitmel kasutajal faili muuta".
See on kõik, nüüd on jagamine keelatud.
Seega on Excelis kaasautorluse seadistamine üsna lihtne. Muidugi on mõned piirangud, mis ei võimalda dokumenti täiel määral kasutada. Aga need lahenevad üsna lihtsalt, piisab, kui jagamine mõneks ajaks välja lülitada ja siis sisse lülitada, kui vajalikud muudatused tehtud.