Sisu
Paljusid meist kurnab igapäevaelu ja igapäevane rutiin — söögitegemine, lastevanemate koosolekud, kliinikus käimine, töö... Kuidas aru saada, milline äri on kiireloomuline ja milline mitte? Kui oluline on volituste delegeerimine ja abitaotlused? Kliiniline psühholoog Elena Tukhareli aitab mõista.
Maailm on pikalt edasi astunud nii elamistingimuste kui ka igapäevaellu suhtumise osas. Poleks lihtne vanaemadele seletada, et meil pole millegi jaoks aega, sest nemad pidid kõigega hakkama saama — töötama, majapidamist pidama, pere toitma. Kuid tänapäeva maailmas hinnatakse rohkem aega, paindlikkust ja erinevaid oskusi kui oskust "augus" pesta. Pesemise ja nõudepesemise saab ju tänapäeval kodumasinatele “delegeerida” (ja siis peab keegi musta pesu trumlisse laadima ja pärast pesemist nõusid pühkima), aga elutähtsamaid ülesandeid mitte.
Et mitte sattuda “ummistuste” ohvriks, tasub õppida ülesandeid lahutama täitmise prioriteedi järgi (kui räägime ametiülesannetest) ja hetkel soovide tõesuse järgi (kui näiteks mõtleme selle kohta, kuidas päeva veeta).
Ülesannete jaotamiseks on mugav kasutada planeerimistehnikat — Eisenhoweri maatriksit. Seda on üsna lihtne luua. Kirjutame ülesannete nimekirja ja märgime iga juurde: kas see on oluline või mitte? Kiireloomuline või mitte? Ja joonistage selline tabel:
Kvadrant A – olulised ja kiireloomulised asjad
Siin on ülesanded, mis täitmata jätmisel seavad ohtu teie eesmärgid ja tervisega seotud probleemid. Näiteks kiireloomulised kirjad, projektid, mis nõuavad kiiret kohaletoimetamist, terav valu või halvenemine.
Ideaalse planeerimise korral jääb see kvadrant tühjaks, sest teil ei kogune ülesandeid, mida tuleb kiirustades lahendada. See pole hirmutav, kui siia ilmuvad mõned punktid, oluline on, et neid oleks vähe. Vastasel juhul peate tähtaegade ja juhtumite loetelu üle vaatama.
Kvadrant B – oluline, kuid mitte kiireloomuline
Tihti on see meie põhitegevus: olulised juhtumid, millel ei ole tähtaegu, mis tähendab, et saame nendega tegeleda pingevabas režiimis. Need on planeerimist nõudvad eesmärgid, mis on suunatud strateegilisele arengule. Või enesearengu ja sotsiaalsete sidemete hoidmisega seotud asjad, näiteks: kuula loengut või käi trennis, kohtu sõpradega, helista sugulastele.
Peate olema ettevaatlik, sest kui te viivitate ülesannete täitmisega sellest kvadrandist, võivad need "kolida" A-kvadrandi.
Kvadrant C — kiireloomuline, kuid mitte oluline
Me räägime segajatest: selle kvadrandi ülesannete täitmine ei aita eesmärki saavutada, vaid vastupidi, see takistab keskendumast tõeliselt olulisele, vähendab efektiivsust ja kurnab sind. Enamasti on need rutiinsed ülesanded, mis sellegipoolest "söövad" halastamatult meie väärtuslikku aega.
Delegeerimine aitab meil nendega toime tulla: näiteks saate kodus aruannet lõpetades paluda oma partneril koeraga jalutada või arveid maksta. Peaasi, et neid mitte segi ajada ülesannetega, mis peaksid olema A-kvadrandis: veenduge, et ülesanded poleks tõesti olulised.
Kvadrant D - mittekiireloomulised ja ebaolulised asjad
See on äärmiselt huvitav kvadrant: siia kogunevad asjad, millest pole kasu, aga mis meile hirmsasti meeldivad. See võib olla näiteks erinevate saitide uurimine ja sõnumite lugemine kiirsõnumite kaudu – mida me tavaliselt kutsume "vajab mõnikord puhkama". Sageli võtavad need tegevused teistelt ülesannetelt aega ära.
See ei tähenda, et peaksite meelelahutusest täielikult loobuma, kuid peate säilitama asjade tasakaalu igas kvadrandis. Kui sul on paari päeva pärast mõni oluline ettekanne, siis D-kvadrandi asjadele aega kulutades riskid hiljem A-kvadrandis tormamisega.
Maatriksi näide näitab, et meist igaühe jaoks on oluline osata delegeerida ja osata abi küsida. See ei tee meid alati teiste silmis nõrgaks. Pigem viitab selline lähenemine sellele, et suudame oma võimeid adekvaatselt hinnata ning aega ja ressursse eraldada.
Aga edasilükkamine?
Mõnikord juhtub nii: asjad on kurguni, aga ei taha midagi ette võtta, seega ei tee üldse midagi. Sirvige sotsiaalmeedia vooge või jääte sarja juurde. See kõik on väga sarnane edasilükkamisega — kalduvusega isegi olulisi ja kiireloomulisi asju pidevalt edasi lükata.
Viivitamine ei ole laiskuse sünonüüm, rääkimata puhkamisest. Kui inimene on laisk, ei koge ta negatiivseid emotsioone ega seisa silmitsi ebameeldivate tagajärgedega. Puhkamisel täiendab see energiavarusid ja on laetud positiivsete emotsioonidega. Ja venitamise seisundis raiskame energiat mõttetutele tegevustele ja lükkame olulisi asju viimasele hetkele. Seetõttu ei tee me kõike ega tee seda, mida vajame, vaid teeme seda halvasti ja see vähendab meie enesehinnangut, toob kaasa süütunde, stressi ja tööviljakuse languse.
Ärevad inimesed ja perfektsionistid on altimad viivitamisele, kes eelistavad mõne ülesande üldse enda peale võtta või lükkavad seda pidevalt edasi, kui nad ei suuda oma plaani maailmapildi jaoks piisavalt täiuslikult täita. Sellistes olukordades võib abiks olla asjade hea planeerimine, usaldusväärse inimese leidmine, kes neid läbi näeks, ja töö kõrvalhüvedega. See tähendab, et tasub endalt küsida: mis annab mulle asjaajamise venimise? Mida ma sellest saan?
Kui teil on raskusi ülesannete planeerimise ja täitmisega ning kahtlustate, et süüdi on ka viivitus, proovige koos spetsialistiga koostööd teha enesehinnangu ja enesekindluse, mitte täiusliku hirmu ja vigade ees. Pärast seda on teil palju lihtsam oma elu struktureerida.