Kahe faili võrdlemine Excelis erinevuste leidmiseks

Igal kasutajal võib tekkida olukord, kus on vaja võrrelda kahte tabelit. Viimase abinõuna peab igaüks võrdlema kahte veergu. Jah, muidugi on Exceli failidega töötamine väga mugav ja mugav. Vabandust, see pole võrdlus. Muidugi on väikese tabeli visuaalne sorteerimine võimalik, kuid kui lahtrite arv läheb tuhandetesse, tuleb kasutada täiendavaid analüüsitööriistu.

Kahjuks pole veel avatud võluvitsa, mis võimaldab kogu infot automaatselt ühe klõpsuga omavahel võrrelda. Seetõttu peate tegema tööd, nimelt koguma andmeid, täpsustama vajalikke valemeid ja tegema muid toiminguid, mis võimaldavad teil võrdlusi vähemalt veidi automatiseerida.

Selliseid toiminguid on palju. Vaatame mõnda neist.

Mis on Exceli failide võrdlemise eesmärk?

Põhjuseid, miks mitut Exceli faili võrreldakse, võib olla väga palju. Varem või hiljem seisab iga kasutaja sellise vajadusega silmitsi ja tal pole selliseid küsimusi. Näiteks võite võrrelda kahe aruande andmeid erinevate kvartalite kohta, et näha, kas finantsnäitajad on tõusnud või langenud.

Või teise võimalusena on õpetajal vaja vaadata, millised üliõpilased ülikoolist välja visati, võrreldes eelmise ja tänavuse õpilasrühma koosseisu.

Selliseid olukordi võib olla tohutult palju. Aga liigume edasi praktika juurde, sest teema on üsna keeruline.

Kõik võimalused kahe tabeli võrdlemiseks Excelis

Kuigi teema on keeruline, on see lihtne. Jah, ära imesta. See on keeruline, kuna koosneb paljudest osadest. Kuid neid osi on lihtne mõista ja teostada. Vaatame, kuidas saate praktikas võrrelda kahte Exceli tabelit.

Võrdsuse valem ja vale-tõene test

Alustame muidugi kõige lihtsamast meetodist. See dokumentide võrdlemise meetod on võimalik ja üsna laias vahemikus. Võrrelda saab mitte ainult tekstiväärtusi, vaid ka numbrilisi väärtusi. Ja võtame väikese näite. Oletame, et meil on kaks numbrivormingu lahtritega vahemikku. Selleks kirjuta lihtsalt võrdusvalem =C2=E2. Kui selgub, et need on võrdsed, kirjutatakse lahtrisse “TRUE”. Kui need erinevad, siis VÄÄR. Pärast seda peate selle valemi automaatse täitmise markeri abil üle kandma kogu vahemikku.

Nüüd on erinevus palja silmaga nähtav.

Eriliste väärtuste esiletõstmine

Samuti saate erivärviga esile tõsta väärtusi, mis erinevad üksteisest. See on ka üsna lihtne ülesanne. Kui kahe väärtusvahemiku või terve tabeli erinevuste leidmiseks piisab, peate minema vahekaardile "Kodu" ja valima seal üksuse "Otsi ja tõstke esile". Enne sellel klõpsamist tõstke kindlasti esile lahtrid, mis salvestavad võrdluseks teavet. 

Ilmuvas menüüs klõpsake menüül "Vali lahtrite rühm ...". Järgmisena avaneb aken, kus peame kriteeriumiks valima erinevused joonte kaupa.

2 tabeli võrdlemine tingimusvormingu abil

Tingimuslik vormindamine on väga mugav ja, mis kõige tähtsam, funktsionaalne meetod, mis võimaldab valida värvi, mis tõstab esile erineva või sama väärtuse. Selle valiku leiate vahekaardilt Avaleht. Sealt leiate vastava nimega nupu ja ilmuvast loendist valige "Halda reegleid". Ilmub reeglihaldur, milles peame valima menüü "Loo reegel".

Järgmisena peame kriteeriumide loendist valima selle, kus on kirjas, et peame kasutama valemit, et määrata kindlaks lahtrid, mis vormindatakse erilisel viisil. Reegli kirjelduses peate määrama valemi. Meie puhul on selleks =$C2<>$E2, misjärel kinnitame oma tegevused, vajutades nuppu “Format”. Pärast seda määrame lahtri välimuse ja vaatame, kas see meile meeldib, läbi spetsiaalse miniakna koos näidisega. 

Kui kõik sobib, klõpsake nuppu "OK" ja kinnitage toimingud.

Tingimuslike vormindamise reeglite haldurist leiab kasutaja kõik selles dokumendis kehtivad vormindamisreeglid. 

Funktsioon COUNTIF + tabeli võrdlusreeglid

Kõik meetodid, mida me varem kirjeldasime, on mugavad nende vormingute jaoks, mille vorming on sama. Kui tabeleid ei olnud varem tellitud, siis on parim meetod funktsiooni abil kahte tabelit võrrelda COUNTIF ja reeglid. 

Kujutagem ette, et meil on kaks veidi erineva teabega vahemikku. Meie ees on ülesanne neid võrrelda ja mõista, milline väärtus on erinev. Esmalt peate selle valima esimeses vahemikus ja minema vahekaardile "Kodu". Sealt leiame varem tuttava üksuse “Tingimuslik vormindamine”. Loome reegli ja seame reegli valemit kasutama. 

Selles näites on valem selline, nagu on näidatud sellel ekraanipildil.

Pärast seda määrame vormingu, nagu eespool kirjeldatud. See funktsioon analüüsib lahtris C1 sisalduvat väärtust ja vaatab valemis määratud vahemikku. See vastab teisele veerule. Peame võtma selle reegli ja kopeerima selle üle kogu vahemiku. Hurraa, kõik mittekorduvate väärtustega lahtrid on esile tõstetud.

VLOOKUP funktsioon kahe tabeli võrdlemiseks

Selle meetodi puhul käsitleme funktsiooni VPR, mis kontrollib, kas kahes tabelis on vasteid. Selleks tuleb sisestada alloleval pildil näidatud valem ja kanda see üle kogu võrdluseks kasutatavasse vahemikku.

See funktsioon kordab iga väärtust ja vaatab, kas esimesest veerust teise on duplikaate. Noh, pärast kõigi toimingute tegemist kirjutatakse see väärtus lahtrisse. Kui seda pole, saame vea #N/A, mis on täiesti piisav, et automaatselt aru saada, milline väärtus ei sobi.

IF funktsioon

Loogiline funktsioon KUI – see on veel üks hea viis kahe vahemiku võrdlemiseks. Selle meetodi peamine omadus on see, et saate kasutada ainult võrreldavat massiivi osa, mitte kogu tabelit. See säästab ressursse nii arvuti kui ka kasutaja jaoks.

Võtame väikese näite. Meil on kaks veergu – A ja B. Peame osa neis leiduvat teavet omavahel võrdlema. Selleks peame ette valmistama teise teenuse veeru C, kuhu on kirjutatud järgmine valem.

Funktsioone kasutava valemi kasutamine IF, VIGA и ROHKEM AVALDATUD saate itereerida üle kõik veeru A soovitud elemendid ja seejärel veerus B. Kui see leiti veerust B ja A, tagastatakse see vastavasse lahtrisse.

VBA makro

Makro on kahe tabeli võrdlemiseks kõige keerulisem, kuid ka kõige arenenum meetod. mõned võrdlusvõimalused pole üldiselt ilma VBA skriptideta võimalikud. Need võimaldavad teil protsessi automatiseerida ja säästa aega. Kõik andmete ettevalmistamiseks vajalikud toimingud, kui need on ühekordselt programmeeritud, tehakse jätkuvalt.

Lahendatavast probleemist lähtuvalt saab kirjutada mis tahes programmi, mis võrdleb andmeid ilma kasutaja sekkumiseta.

Kuidas Excelis faile võrrelda

Kui kasutaja on seadnud endale ülesandeks (no või on talle antud) võrrelda kahte faili, siis saab seda teha kahel meetodil korraga. Esimene neist kasutab spetsiaalset funktsiooni. Selle meetodi rakendamiseks järgige juhiseid:

1. Avage failid, mida soovite võrrelda.
2. Avage vahekaart "Vaade" - "Aken" - "Vaade kõrvuti".

Pärast seda avatakse ühes Exceli dokumendis kaks faili.

Sama saab teha tavaliste Windowsi tööriistadega. Kõigepealt peate avama kaks faili erinevates akendes. Pärast seda võtke üks aken ja lohistage see ekraani vasakusse serva. Pärast seda avage teine ​​aken ja lohistage see paremale küljele. Pärast seda on kaks akent kõrvuti. 

Tingimuslik vormindamine 2 Exceli faili võrdlemiseks

Väga sageli tähendab dokumentide võrdlemine nende kõrvuti eksponeerimist. Kuid mõnel juhul on seda protsessi võimalik tingimusvormingu abil automatiseerida. Selle abil saate kontrollida, kas lehtede vahel on erinevusi. See võimaldab säästa aega, mida saab kasutada muudel eesmärkidel.

Esiteks peame võrdlevad lehed ühte dokumenti üle kandma. 

Selleks peate paremklõpsama vastaval lehel ja seejärel klõpsama hüpikmenüüs nuppu "Teisalda või kopeeri". Järgmisena ilmub dialoogiboks, kus kasutaja saab valida dokumendi, kuhu see leht sisestada.

Järgmisena peate kõigi erinevuste kuvamiseks valima kõik soovitud lahtrid. Lihtsaim viis seda teha on klõpsata üleval vasakpoolsel lahtril ja seejärel vajutada klahvikombinatsiooni Ctrl + Shift + End.

Pärast seda minge tingimusvormingu aknasse ja looge uus reegel. Kriteeriumina kasutame konkreetsel juhul sobivat valemit, seejärel määrame vormingu.

tähelepanu: lahtrite aadressid tuleb märkida need, mis on teisel lehel. Seda saab teha valemi sisestusmenüü kaudu.

Andmete võrdlemine Excelis erinevatel lehtedel

Oletame, et meil on töötajate nimekiri, kus on kirjas ka nende palgad. Seda loendit uuendatakse iga kuu. See loend kopeeritakse uuele lehele.

Oletame, et peame palkasid võrdlema. Sellisel juhul saab andmetena kasutada erinevate lehtede tabeleid. Erinevuste esiletoomiseks kasutame tingimusvormingut. Kõik on lihtne.

Tingimusliku vorminguga saate teha tõhusaid võrdlusi ka siis, kui töötajate nimed on teises järjekorras.

Kuidas võrrelda kahte lehte Exceli tabelis

Kahel lehel asuva teabe võrdlemine toimub funktsiooni abil ROHKEM AVALDATUD. Selle esimese parameetrina on väärtuste paar, mida peate järgmise kuu eest vastutava lehelt otsima. Lihtsamalt öeldes, märts. Vaadatava vahemiku saame määratleda paarikaupa kombineeritud lahtrite kogumina, mis on osa nimetatud vahemikest.

Seega saab stringe võrrelda kahe kriteeriumi – perekonnanime ja palga – järgi. Noh, või mõni muu kasutaja määratletud. Kõigi leitud vastete jaoks kirjutatakse arv lahtrisse, kuhu valem sisestatakse. Exceli puhul on see väärtus alati tõene. Seetõttu, et vormingut rakendataks nendele lahtritele, mis olid erinevad, peate selle väärtuse asendama väärtusega VALETAMINE, kasutades funktsiooni =EI ().

Arvutustabeli võrdlemise tööriist

Excelil on spetsiaalne tööriist, mis võimaldab arvutustabeleid võrrelda ja muudatusi automaatselt esile tõsta. 

Oluline on märkida, et see tööriist on saadaval ainult neile kasutajatele, kes on ostnud Professional Plusi kontorikomplektid.

Saate selle avada otse vahekaardilt "Kodu", valides üksuse "Võrdle faile".

Pärast seda ilmub dialoogiboks, milles peate valima raamatu teise versiooni. Võite sisestada ka Interneti-aadressi, kus see raamat asub.

Pärast dokumendi kahe versiooni valimist peame oma toimingud kinnitama klahviga OK.

Mõnel juhul võib tekkida tõrge. Kui see kuvatakse, võib see viidata sellele, et fail on parooliga kaitstud. Pärast nuppu OK klõpsamist palutakse teil see sisestada. 

Võrdlustööriist näeb välja nagu kaks Exceli tabelit kõrvuti samas aknas. Olenevalt sellest, kas teavet on lisatud, eemaldatud või valemit muudetud (nagu ka muud tüüpi toimingud), tõstetakse muudatused esile erinevate värvidega. 

Kuidas tõlgendada võrdlustulemusi

See on väga lihtne: erinevat tüüpi erinevusi tähistavad erinevad värvid. Vormindamine võib laieneda nii lahtri täitmisele kui ka tekstile endale. Seega, kui lahtrisse sisestati andmed, on täitmine roheline. Kui midagi jääb ebaselgeks, on teenusel endal sümbolid, mis näitavad, mis tüüpi muudatus mis värviga esile tõstetakse.