Sisu
Paljud peavad Excelit arvutustabeliprogrammiks. Seetõttu võib küsimus, kuidas tabeleid luua ja nendega töötada, esmapilgul kummaline tunduda. Kuid vähesed inimesed teavad, mis on peamine erinevus Exceli ja arvutustabelite vahel. Lisaks ei ole see Microsoft Office'i paketi komponent alati arvutustabelitega suhtlemine. Veelgi enam, Exceli põhiülesanne on erineval kujul esitatava teabe töötlemine. Ka tabeli kujul.
Või võib tekkida olukord, kus on vaja valida tabeli jaoks eraldi vahemik ja see vastavalt vormistada. Üldiselt on tabelite kasutamiseks tohutult palju võimalusi, nii et vaatame neid üksikasjalikumalt.
Nutikate tabelite kontseptsioon
Exceli lehe ja nutika tabeli vahel on ikka vahe. Esimene on lihtsalt ala, mis sisaldab teatud arvu rakke. Mõned neist võivad olla teatud teabega täidetud, teised aga tühjad. Kuid tehnilisest küljest pole neil põhimõttelist erinevust.
Kuid Exceli tabel on põhimõtteliselt erinev kontseptsioon. See ei ole piiratud andmete hulgaga, sellel on oma omadused, nimi, teatud struktuur ja tohutu hulk eeliseid.
Seetõttu saate Exceli tabelile valida eraldi nime – “Smart Table” või Smart Table.
Loo nutikas tabel
Oletame, et oleme loonud müügiteabega andmevahemiku.
See pole veel laud. Vahemiku muutmiseks peate selle valima ja leidma vahekaardi "Lisa" ja sealt leidma samanimelisest plokist nupu "Tabel".
Ilmub väike aken. Selles saate kohandada lahtrite komplekti, mille soovite tabeliks muuta. Lisaks peate määrama, et esimene rida sisaldab veergude pealkirju. Sama dialoogiboksi kuvamiseks võite kasutada ka kiirklahvi Ctrl + T.
Põhimõtteliselt ei pea enamikul juhtudel midagi muutma. Pärast toimingu kinnitamist nupu “OK” vajutamisega muutub eelnevalt valitud vahemik kohe tabeliks.
Enne selle omaduste otsest määramist peate mõistma, kuidas programm ise tabelit näeb. Pärast seda saab palju asju selgeks.
Exceli tabeli struktuuri mõistmine
Kõigil tabelitel on konkreetne nimi, mis kuvatakse spetsiaalsel kujunduse vahekaardil. Seda näidatakse kohe pärast mis tahes lahtri valimist. Vaikimisi on nimi vastavalt kujul "Tabel 1" või "Tabel 2".
Kui ühes dokumendis peab olema mitu tabelit, siis on soovitatav anda neile sellised nimed, et hiljem saaks aru, mis info kus sisaldub. Edaspidi on nendega suhtlemine palju lihtsam nii teie kui ka teie dokumenti vaatavate inimeste jaoks.
Lisaks saab nimega tabeleid kasutada Power Querys või paljudes muudes lisandmoodulites.
Nimetagem oma tabelit "Aruanne". Nime saab näha aknas nimega nimehaldur. Selle avamiseks peate minema järgmisele teele: Valemid – Määratletud nimed – Nimehaldur.
Samuti on võimalik käsitsi sisestada valem, kus on näha ka tabeli nimi.
Kuid kõige lõbusam on see, et Excel suudab tabelit korraga näha mitmes jaotises: nii tervikuna kui ka üksikute veergude, pealkirjade, summade kaupa. Siis näevad lingid välja sellised.
Üldiselt on sellised konstruktsioonid antud ainult täpsema orienteerumise eesmärgil. Kuid neid pole vaja pähe õppida. Need kuvatakse automaatselt vihjetes, mis ilmuvad pärast Tabel ja nurksulgude avamise valikut. Nende sisestamiseks peate esmalt lubama ingliskeelse paigutuse.
Soovitud valiku leiate klahvi Tab abil. Ärge unustage sulgeda kõiki valemis olevaid sulgusid. Ruudud pole siin erand.
Kui soovite kogu veeru sisu müügiga summeerida, peate kirjutama järgmise valemi:
=SUM(D2:D8)
Pärast seda muutub see automaatselt =SUM(Aruanne[Müük]). Lihtsamalt öeldes viib link konkreetsesse veergu. Mugav, nõus?
Seega kasutab iga diagramm, valem, vahemik, kus nutika tabeli abil andmeid võetakse, automaatselt värsket teavet.
Nüüd räägime üksikasjalikumalt, millistel tabelitel võivad olla omadused.
Exceli tabelid: omadused
Igal loodud tabelis võib olla mitu veeru pealkirja. Vahemiku esimene rida toimib seejärel andmeallikana.
Lisaks, kui tabeli suurus on liiga suur, kuvatakse allapoole kerimisel vastavaid veerge tähistavate tähtede asemel veergude nimed. See meeldib kasutajale, kuna alasid pole vaja käsitsi fikseerida.
See sisaldab ka automaatfiltrit. Aga kui sul seda vaja pole, saad selle alati seadetes välja lülitada.
Samuti on sellele lisatud kõik väärtused, mis on kirjutatud vahetult tabeli veeru viimase lahtri alla. Seetõttu võib neid leida otse igast objektist, mis kasutab oma töös tabeli esimese veeru andmeid.
Samal ajal vormindatakse tabeli kujundamiseks uued lahtrid ja neisse kirjutatakse automaatselt kõik sellele veerule omased valemid. Lihtsamalt öeldes, tabeli suuruse suurendamiseks ja laiendamiseks sisestage lihtsalt õiged andmed. Kõik muu lisab programm. Sama kehtib ka uute veergude kohta.
Kui valem on sisestatud vähemalt ühte lahtrisse, levib see automaatselt kogu veergu. See tähendab, et te ei pea lahtreid käsitsi täitma, kõik toimub automaatselt, nagu on näidatud sellel animeeritud ekraanipildil.
Kõik need omadused on head. Kuid saate tabelit ise kohandada ja selle funktsioone laiendada.
Tabeli seadistamine
Kõigepealt peate avama vahekaardi "Kujundaja", kus asuvad tabeli parameetrid. Saate neid kohandada, lisades või tühjendades rühmas "Tabelistiili valikud" olevad konkreetsed märkeruudud.
Pakutakse järgmisi valikuid:
- Lisage või eemaldage päise rida.
- Lisage või eemaldage rida kogusummadega.
- Muutke read vaheldumisi.
- Tõstke esile äärmuslikud veerud paksus kirjas.
- Lubab või keelab triibuliste joonte täitmise.
- Keela automaatne filter.
Saate määrata ka erineva vormingu. Seda saab teha suvandite abil, mis asuvad rühmas Tabelistiilid. Esialgu erineb vorming ülaltoodust, kuid sel juhul saate alati soovitud välimust kohandada.
Leiate ka rühma Tööriistad, kus saate luua liigendtabeli, kustutada koopiaid ja teisendada tabeli standardvahemikku.
Kuid kõige lõbusam funktsioon on viilude loomine.
Viil on teatud tüüpi filter, mis kuvatakse eraldi graafilises elemendis. Selle sisestamiseks peate klõpsama samanimelisel nupul "Insert Slicer" ja seejärel valima veerud, millest soovite lahkuda.
See on kõik, nüüd ilmub paneel, mis loetleb kõik selle veeru lahtrites sisalduvad unikaalsed väärtused.
Tabeli filtreerimiseks tuleb valida hetkel kõige huvitavam kategooria.
Viilutaja abil saab valida mitu kategooriat. Selleks tuleb enne valiku alustamist vajutada klahvi Ctrl või klõpsata filtri eemaldamisest vasakul üleval paremas nurgas oleval nupul.
Parameetrite määramiseks otse lindile saate kasutada samanimelist vahekaarti. Tema abiga on võimalik muuta lõigu erinevaid omadusi: välimust, nupu suurust, kogust jne.
Nutikate tabelite peamised piirangud
Hoolimata asjaolust, et Exceli arvutustabelitel on palju eeliseid, peab kasutaja siiski leppima mõne puudusega:
- Vaated ei tööta. Lihtsamalt öeldes ei ole võimalik teatud lehe parameetreid meeles pidada.
- Te ei saa raamatut teise inimesega jagada.
- Vahesummasid pole võimalik sisestada.
- Massiivivalemeid ei saa kasutada.
- Lahtreid ei saa kuidagi liita. Kuid seda ei soovitata teha.
Siiski on eeliseid palju rohkem kui miinuseid, nii et need puudused ei ole eriti märgatavad.
Nutika tabeli näited
Nüüd on aeg rääkida olukordadest, kus on vaja nutikaid Exceli tabeleid ja milliseid toiminguid saab teha, mida standardvahemikuga pole võimalik teha.
Oletame, et meil on tabel, mis näitab T-särkide ostu sularaha laekumisi. Esimeses veerus on grupi liikmete nimed ja teistes – mitu T-särki müüdi ja mis suuruses need on. Kasutame seda tabelit näitena, et näha, milliseid võimalikke toiminguid saab teha, mis tavavahemiku puhul on võimatud.
Kokkuvõte Exceli funktsionaalsusega
Ülaltoodud ekraanipildil näete meie tabelit. Võtame kõigepealt kõik T-särkide suurused eraldi kokku. Kui kasutate selle eesmärgi saavutamiseks andmevahemikku, peate kõik valemid käsitsi sisestama. Kui loote tabeli, siis seda koormavat koormust enam ei eksisteeri. Piisab vaid ühe üksuse kaasamisest ja pärast seda genereeritakse rida kogusummadega ise.
Järgmisena paremklõpsake mis tahes kohas. Ilmub hüpikmenüü, kus on üksus "Tabel". Sellel on valik "rida kokku", mille peate lubama. Seda saab lisada ka konstruktori kaudu.
Lisaks ilmub tabeli allossa rida kogusummadega. Kui avate rippmenüü, näete seal järgmisi seadeid.
- Keskmine.
- Summa.
- Maksimaalne.
- nihke kõrvalekalle.
Ja palju muud. Et pääseda juurde funktsioonidele, mida ülaltoodud loendis ei ole, peate klõpsama üksusel "Muud funktsioonid". Siin on mugav, et vahemik määratakse automaatselt. Oleme funktsiooni valinud SUM, sest meie puhul on vaja teada, kui palju T-särke kokku müüdi.
Valemite automaatne sisestamine
Excel on tõesti nutikas programm. Kasutaja ei pruugi isegi teada, et ta üritab tema järgmisi tegevusi ennustada. Tabeli lõppu oleme lisanud veeru, et analüüsida iga ostja müügitulemusi. Pärast valemi sisestamist esimesse ritta kopeeritakse see kohe kõikidesse teistesse lahtritesse ja seejärel täidetakse kogu veerg meile vajalike väärtustega. Mugav?
sortimisfunktsioon
Paljud inimesed kasutavad selle või selle funktsiooni kasutamiseks kontekstimenüüd. Seal on peaaegu kõik toimingud, mida enamikul juhtudel tuleb teha. Kui kasutate nutikaid tabeleid, siis funktsionaalsus laieneb veelgi.
Näiteks peame kontrollima, kes on ettemaksu juba üle kandnud. Selleks tuleb andmed sorteerida esimese veeru järgi. Vormistame teksti selliselt, et oleks aru saada, kes on juba makse teinud, kes mitte ja kes pole selleks vajalikke dokumente esitanud. Esimene märgitakse rohelisega, teine punasega ja kolmas sinisega. Ja oletame, et meie ees on ülesanne need kokku rühmitada.
Lisaks saab Excel teie eest kõike teha.
Kõigepealt peate klõpsama veeru „Nimi” pealkirja lähedal asuval rippmenüül ja klõpsama üksusel „Sorteeri värvi järgi” ja valima punase fondi värvi.
Kõik, nüüd on teave selle kohta, kes makse tegi, selgelt esitatud.
Filtreerimine
Samuti on võimalik kohandada teatud tabeliteabe kuvamist ja peitmist. Näiteks kui soovite kuvada ainult neid inimesi, kes pole maksnud, saate andmeid selle värvi järgi filtreerida. Samuti on võimalik filtreerida muude parameetrite järgi.
Järeldused
Seega on Exceli nutikad tabelid suurepäraseks abiliseks kõigi probleemide lahendamisel, millega peate lihtsalt silmitsi seisma.