Sisu
Ajaplaneerimine "Tööga, mis mul on, ja olen mõttetu kohtumise lõksus"
Majandusteadlane Pilar Lloret selgitab «30 -minutilistel kohtumistel», kuidas neid tööaegu maksimaalselt optimeerida
Kui kui teile teatatakse uuest kohtumisest tööl, siis turtsatate hooletuse ja tagasiastumisega, on midagi valesti. Need töökohtumised peaksid olema vahendid meie professionaalse töö parandamiseks ja sageli on need vaid ajaraiskamine.
See olukord - palju tavalisem kui tundub - oli see, mis majandusteadlast motiveeris Pilar Lloret, spetsialiseerunud äri- ja riskianalüüsile, kirjutada "30 -minutilised kohtumised", raamat, milles ta pakub selgete juhiste ja nõuannete kaudu võimalust nende koosolekute tõhususe suurendamiseks, täites seega oma eesmärki.
Rääkisime autoriga ja palusime temalt võtmeid, et lõpetada aja raiskamine ja kasutada ära koosolekuid, kus oleme sunnitud osalema:
Miks on korraldamine kohtumise planeerimisel nii oluline?
Kui meil ei ole head planeerimist ja korraldust, ei ole eesmärgid selged, arutletavad punktid ega vaba aeg… Seetõttu teeme kontrollimatu kestus ja me ei vasta osalejate ootustele. Me võime pettuda ja see on igaühe aja raiskamine.
Milliseid negatiivseid mõjusid võib halvasti planeeritud ja soovitud eesmärgi saavutamata kohtumine avaldada?
Lisaks majanduslikule maksumusele tekitab halvasti planeeritud koosolekutel osalemine, kus 90, 60 või 30 minuti pärast ei jõuta järeldusele, negatiivne ettekujutus ja heidutus osalejate seas. Ja kui see olukord jätkub, on lihtne, et aja jooksul stressime, mõeldes „minu tööga ja pean osalema mõttetul koosolekul”.
See avaldab negatiivset mõju ka osalejate arvamusele korraldaja suhtes, kes enamasti on tavaliselt ülemus.
Miks on 30 minutit optimaalne aeg koosoleku ajaks?
30 minutit on väljakutse, mille ma raamatus esitan, tuginedes oma kogemustele toimivate kohtumiste korraldamisel. Ilmselgelt on koosolekuid, mis vajavad rohkem aega, teised, kus teie eesmärki saab saavutada isegi vähem, ja muidugi võib mõnel juhul asendada 30 või isegi 60 minutit kohtumisest endast näiteks kõne või e-kirjaga.
Kuidas toimib otsustaja kuju, kellest te raamatus räägite?
Kui me räägime 30-minutilise koosoleku osalejatest, peab see olema selge ideaalne arv ei tohiks ületada maksimaalselt viit inimest. Ja teie valik peab olema õige. Me saame eristada moderaatori, koordinaatori, sekretäri (nad võivad olla sama isik) ja osalejate figuure. Põhimõtteliselt on 30-minutilise ja maksimaalselt viie inimesega koosoleku otsuste tegemine konsensuslik ega tohiks konflikte tekitada.
Kuidas korraldada koosolek, et see oleks võimalikult tõhus?
Võime kokkuvõtte viiest punktist, kuidas koosolekut korraldada, järgmiselt. Esimene oleks määratleda eesmärk ja koosoleku soovitud tulemus. Teine, vali õiged osalejad. Kolmas on kohtumist planeerida; Muu hulgas koostage päevakava, valige koht, algusaeg ja kestus ning saatke see koos koosoleku põhidokumentidega huvilistele piisavalt aega, et nad saaksid selle ette valmistada.
Neljandaks peame arvestama struktuuri kujundamine koosolekutest, see tähendab toimimisreeglitest ja muidugi sellest, kuidas koosoleku kestus on 30 minutit sisu järgi üles ehitatud. Lõpuks on oluline teha a koosoleku järelkontroll. Veenduge, et kõik osalejad oleksid sõlmitud kokkulepetest teadlikud ning mis tahes järelmeetmete tegemise korral, millised on igaühele määratud ülesanded ja täitmise aeg