Sisu
Paljud äriprotsessid (ja isegi terved ettevõtted) selles elus hõlmavad tellimuste täitmist piiratud arvu tegijate poolt etteantud tähtajaks. Planeerimine toimub sellistel puhkudel, nagu öeldakse, "kalendrist" ja sageli on vaja selles kavandatud sündmused (tellimused, koosolekud, tarned) üle kanda Microsoft Excelisse - edasiseks analüüsiks valemite, pivot-tabelite, diagrammide, jne.
Sellist ülekandmist tahaks muidugi rakendada mitte lolli kopeerimisega (mis lihtsalt pole keeruline), vaid andmete automaatse uuendamisega, et edaspidi kõik kalendrisse tehtud muudatused ja uued tellimused käigu pealt kuvataks. Excel. Sellise importi saate mõne minutiga rakendada Microsoft Excelisse sisseehitatud Power Query lisandmooduli abil, alates 2016. aasta versioonist (Excel 2010-2013 jaoks saab selle Microsofti veebisaidilt alla laadida ja lingilt eraldi installida) .
Oletame, et kasutame planeerimiseks tasuta Google'i kalendrit, millesse ma mugavuse huvides koostasin eraldi kalendri (plussmärgiga nupp paremas alanurgas kõrval Muud kalendrid) pealkirjaga Töö. Siia sisestame kõik tellimused, mis tuleb täita ja klientidele nende aadressidel toimetada:
Tehes topeltklõpsu mis tahes tellimusel, saate vaadata või muuta selle üksikasju:
Pange tähele, et:
- Sündmuse nimi on juhtkes selle tellimuse täidab (Elena) ja Tellimisnumber
- Näidatud aadress tarne
- Märkus sisaldab (eraldi ridadena, kuid suvalises järjekorras) tellimuse parameetrid: makse tüüp, summa, kliendi nimi jne vormingus Parameeter=Väärtus.
Selguse huvides on iga juhi korraldused esile tõstetud oma värviga, kuigi see pole vajalik.
1. samm. Hankige Google'i kalendri link
Kõigepealt peame hankima veebilingi meie tellimuste kalendrisse. Selleks klõpsake kolme punktiga nuppu Kalendri valikud töötavad kalendri nime kõrval ja valige käsk Seaded ja jagamine:
Avanevas aknas saate soovi korral kalendri avalikuks teha või avada sellele juurdepääsu üksikutele kasutajatele. Vajame ka linki privaatseks juurdepääsuks kalendrile iCali vormingus:
2. samm. Laadige kalendrist andmed Power Querysse
Nüüd avage Excel ja vahekaardil kuupäev (kui teil on Excel 2010–2013, siis vahekaardil Toite päring) valige käsk Internetist (Andmed – Internetist). Seejärel kleepige kopeeritud tee kalendrisse ja klõpsake nuppu OK.
iCal Power Query ei tunne vormingut ära, kuid seda on lihtne aidata. Põhimõtteliselt on iCal lihttekstifail, mille eraldajaks on koolon, ja see näeb välja umbes selline:
Nii saate lihtsalt paremklõpsata allalaaditud faili ikoonil ja valida vormingu, mis on tähenduselt lähim CSV – ja meie andmed kõigi tellimuste kohta laaditakse Power Query päringuredaktorisse ja jagatakse kooloniga kahte veergu:
Kui vaatate tähelepanelikult, näete selgelt järgmist:
- Teave iga sündmuse (tellimuse) kohta on rühmitatud plokki, mis algab sõnaga BEGIN ja lõpeb sõnaga END.
- Algus- ja lõpukuupäevaajad salvestatakse stringidesse, millel on sildid DTSTART ja DTEND.
- Tarneaadress on LOCATION.
- Tellimuse märge – väli KIRJELDUS.
- Sündmuse nimi (halduri nimi ja tellimuse number) — väli KOKKUVÕTE.
Jääb see kasulik teave välja võtta ja muuta see mugavaks tabeliks.
Samm 3. Teisendage tavavaatele
Selleks tehke järgmine toimingute ahel:
- Kustutame 7 ülemist rida, mida me ei vaja enne esimest käsku BEGIN Avaleht — ridade kustutamine — ülemiste ridade kustutamine (Avaleht – eemalda read – eemalda ülemised read).
- Filtreeri veeru järgi Column1 read, mis sisaldavad meile vajalikke välju: DTSTART, DTEND, DESCRIPTION, LOCATION ja SUMMARY.
- Vahekaardil Täpsemalt Veeru lisamine valima Indeksi veerg (Lisa veerg – indeksi veerg)et lisada meie andmetele reanumbri veerg.
- Seal vahekaardil. Veeru lisamine vali meeskond Tingimuslik veerg (Lisa veerg – tingimuslik veerg) ja iga ploki (järjekorra) alguses kuvame indeksi väärtuse:
- Täitke saadud veerus tühjad lahtrid Blokeerimaparemklõpsates selle pealkirjal ja valides käsu Täida – alla (Täida – alla).
- Eemaldage mittevajalik veerg indeks.
- Valige veerg Column1 ja teostage veerust pärinevate andmete konvolutsioon Column2 kasutades käsku Teisendus – Pivot Column (Teisendus – Pivot veerg). Valige kindlasti valikute hulgast Mitte koondada (Ära koonda)nii et andmetele ei rakendata matemaatilist funktsiooni:
- Saadud kahemõõtmelises (rist)tabelis tühjendage aadressi veerus kaldkriipsud (paremklõpsake veeru päisel - Väärtuste asendamine) ja eemaldage mittevajalik veerg Blokeerima.
- Veergude sisu pööramiseks DTSTART и DTEND täiskuupäeval ja kellaajal, tuues need esile, valige vahekaardil Teisendus – kuupäev – Käivita analüüs (Teisendus – kuupäev – sõelumine). Seejärel parandame koodi valemiribal, asendades funktsiooni Kuupäev.Alates on KuupäevKell.Alateset mitte kaotada ajaväärtusi:
- Seejärel, paremklõpsates päisel, jagame veeru pooleks KIRJELDUS koos tellimisparameetritega eraldaja järgi – sümbol n, kuid samal ajal valime parameetrites jaotuse ridadeks, mitte veergudeks:
- Veelkord jagame saadud veeru kaheks eraldi veeruks – parameetriks ja väärtuseks, kuid võrdusmärgiga.
- Veeru valimine KIRJELDUS.1 sooritage konvolusioon, nagu me varem tegime, käsuga Teisendus – Pivot Column (Teisendus – Pivot veerg). Väärtuste veerg on sel juhul veerg parameetrite väärtustega - KIRJELDUS.2 Valige parameetritest kindlasti funktsioon Mitte koondada (Ära koonda):
- Jääb üle määrata kõigi veergude vormingud ja need vastavalt soovile ümber nimetada. Ja tulemused saate käsuga Excelisse tagasi laadida Avaleht — sulge ja laadi — sulge ja laadi... (Avaleht — Sulge&laadi — Sule&laadi...)
Ja siin on meie Google'i kalendrist Excelisse laaditud tellimuste loend:
Edaspidi piisab kalendrisse uute tellimuste muutmisel või lisamisel meie päringu värskendamisest käsuga Andmed – Värskenda kõike (Andmed – värskenda kõiki).
- Tehasekalender Excelis värskendatud Internetist Power Query kaudu
- Veeru teisendamine tabeliks
- Looge Excelis andmebaas