Andmete rühmitamine ja lahti rühmitamine Excelis. Samm-sammult juhised koos fotoga

Nüüd on infoajastu. Andmete hulk, mida inimesed peavad iga päev töötlema, kasvab üha enam. See kehtib kõigi võimalike eluvaldkondade, sealhulgas töö kohta. Nüüd on üha rohkem inimtegevuse valdkondi, kus on terav vajadus suure teabe kiire töötlemise oskuse järele.

Üks Exceli funktsioon, mis võimaldab seda teha, on rühmitamine. Fakt on see, et teabe struktureerimine aitab töötada mitte kõigi olemasolevate andmetega, vaid ainult väikeste osadega. Kui pakkida ühte plokki sama tüüpi info, siis on nii arvutil kui ka inimesel endal lihtsam. Peaaegu pole valdkonda, kus teabe struktureerimine ei oleks nõutud:

1. Müügiandmete töötlemine. Ladudesse võetakse regulaarselt tohutuid partiisid väga erinevaid kaupu, millel on erinev hind, kaal, tarnija, nimi jne. Andmete struktureerimine muudab kogu selles teabemassiivis navigeerimise lihtsamaks.
2. Uuringud. Hariduse ja eneseharimise kvaliteet on tihedalt seotud teabe struktureerimisega. Seega, kui rühmitate õigesti kõrvuti sama tüüpi andmeid, on lihtsam täita mitte ainult näiteks statistikaga seotud praktilisi ülesandeid, vaid ka teoreetilisi ülesandeid, korraldada kodutöid jne.
3. Raamatupidamisaruanne. Raamatupidajad peavad regulaarselt tegelema numbritega, millest igaühel on seos teiste numbritega. Ja et oleks mugavam töötada suure hulga üksteisega seotud väärtustega uXNUMXbuXNUMX ja erinevat tüüpi teabega, on väga mugav kasutada andmete rühmitamist.

Samuti võimaldab andmete rühmitamise funktsioon peita aegunud teavet. Vaatame, kuidas see töötab ja kuidas saate seda kasutada.

Kuidas määrata funktsiooni parameetreid

Andmete grupeerimisega töötamiseks peate selle esmalt konfigureerima. Selleks minge vahekaardile "Andmed" ja leidke sealt valik "Struktuur". Järgmisena ilmub hüpikpaneel, mille paremas alanurgas peate leidma nupu.

Pärast seda ilmub aken, kus peate valima sobivad märkeruudud ja vajutama nuppu OK. Need sätted määravad, kuidas andmeid kuvatakse.

NB! praktikas on paljudel inimestel andmete all summade kuvamine üsna ebamugav. Seetõttu võite selle kasti märkimata jätta. Samuti on soovitatav märkida ruut "Automaatsed stiilid".

Pärast nende sammude täitmist saate kohe alustada teabe rühmitamist.

Kuidas andmeid ridade kaupa rühmitada

Nüüd mõtleme välja, mida tuleb ridade rühmitamiseks praktikas teha.

1. Looge rühmitatavate ridade kohale või alla uus rida. Kõik sõltub sellest, milline tulemuste kuvamise meetod eelmises etapis valiti.
2. Järgmine samm on tabeli pealkirja loomine lisatud rea vasakpoolsesse ülaossa. See on selle rühma nimi, kuhu teatud alusel ühised lahtrid ühendatakse.
3. Valige kõik lahtrid vastloodud rea all või selle kohal (olenevalt sellest, mida me esimeses etapis tegime). Pärast seda otsime andmete vahekaardilt nuppu "Struktuur" ja sealt leiame valiku "Rühm". Oluline on mitte klõpsata hüpikpaneelil noolele või käsu nimele, vaid ikoonile.

Kui ikka klõpsate allanoolt, ilmub lisamenüü, kus saate valida kas rühmitamisfunktsiooni või luua struktuuri. Selles etapis huvitab meid eelkõige rühmitamine.

Pärast seda valime põhifunktsiooni, mille abil rühmitamine toimub. Need võivad olla read või veerud. Kui te midagi ei muuda, valitakse vaikimisi esimene üksus. Pärast seda, kui oleme veendunud, et seaded on seadistatud nii, nagu me vajame, peame oma toimingud kinnitama, vajutades nuppu OK. Kuna rühmitame ridade kaupa, ei pea me midagi muutma, peame lihtsalt üle kontrollima.

NB! kui enne objektide rühmitamist ei vali koordinaatide paneelil mitte üks lahter, vaid terved veerud või read, siis seda dialoogiboksi ei kuvata. Programm mõtleb ise välja, mida teha.

Seda, et read olid grupeeritud, saame aru koordinaatide paneelil oleva miinusmärgi järgi. See ütleb meile, et andmed avalikustati. Nüüd saame need peita, klõpsates sellel ikoonil või klõpsates nuppu 1 veidi kõrgemal (see näitab rühmituse astet).

Näeme, et read on peidetud ja miinusmärk on muutunud plussiks. Soovitud rea avamiseks võite sellel klõpsata ja programm teeb seda ise. Kui teil on vaja kõiki ridu laiendada, peate klõpsama nuppu "2", mis asub antud juhul koordinaatide paneeli ülaosas.

Kuidas veerge rühmitada

Veergude rühmitamiseks on toimingute algoritm ligikaudu sama:

1. Sõltuvalt sellest, millised valikud oleme seadetes valinud, peame rühmitatavast alast vasakule või paremale uue veeru sisestama.
2. Kirjutame ilmunud veeru ülemisse lahtrisse rühma nime.
3. Valime kõik veerud, mida peame rühmitama (jätke lihtsalt see, mille esimeses etapis lisasime), ja seejärel klõpsake nuppu "Rühmita" samamoodi nagu ülalkirjeldatud algoritmis.
4. Nüüd peame klõpsama väikeses aknas üksusel "Veerud" ja klõpsama nuppu "OK".
5. Edu.

Märkmed. Nii nagu ridade rühmitamisel, ei saa me väikest dialoogiboksi, kui valime horisontaalsel koordinaadiribal terved veerud.

Kuidas teha mitmetasandilist rühmitamist

Excel on funktsionaalne programm, kuid selle võimalused ei lõpe ühetasandilise grupeerimisega, nagu ülaltoodud näidetes kirjeldatud. Samuti on võimalus rühmitada rakke mitme taseme järgi. Seda tehakse järgmisel viisil:

1. Alustuseks luuakse põhirühm ülalkirjeldatud viisil. Seejärel lisatakse sellele alarühmad.
2. Pärast seda hoolitseme selle eest, et põhigrupp oleks avatud. Selles teostame ka ülalkirjeldatud toiminguid. Konkreetsed toimingud sõltuvad sellest, kas inimene töötab ridade või veergudega.
3. Selle tulemusena saab luua mitmetasandilisi rühmi.

Juhised andmete lahtirühmitamiseks

Võib tekkida olukord, kui varem loodud gruppi või alagruppi pole enam vaja. Selle jaoks on eraldi funktsioon – “Ungroup”. Selle rakendamiseks peate järgima järgmisi samme:

1. Valige rühma kuuluvad elemendid.
2. Avage vahekaart "Andmed".
3. Leiame sealt rühma "Struktuur", avage see alloleva noolega.
4. Seal klõpsake nuppu "Tühista rühmitamine". Väga oluline on klõpsata ikoonil, mitte pealdisel.

Järgmisena valime, mida täpselt tahame lahti rühmitada. Valime sobiva kauba vastavalt sellele, mida oleme eelnevalt rühmitanud. Pärast toimingu lõpetamist vajutage nuppu OK.

Tähelepanu! Kui enne seda tehti mitmetasandiline rühmitus või mitu erinevat rühma, siis tuleks need eraldi reformida.

Ka siin saame sellise tulemuse.

See on lahtrite lahtirühmitamise üldine algoritm, kuid nagu igas äris, on sellel palju nüansse. Vaatame neid üksikasjalikumalt.

Kuidas lehti lahti rühmitada

Aeg-ajalt võib osutuda vajalikuks lehti rühmitada. Selleks peate tegema järgmise toimingute jada:

1. Alustuseks leiame need lehed, mis on rühmitatud. Kui lehed on eelnevalt rühmitatud, kuvatakse need sama värviga või on pealkiri paksus kirjas.
2. Pärast seda peate paremklõpsama ühte rühma lehte ja seejärel klõpsama kontekstimenüüs nuppu "Tühista lehed". Nüüd eemaldatakse need rühmitusest ja kõik muudatused tehakse neis teistest sõltumatult.

Teine viis lehtede rühmitamiseks on kasutada klahvi Shift ja seejärel klõpsata aktiivsel lehel rühmas, mida soovite rühmitada. See tähendab, et peate määratlema rühma, mille rühmitamist on vaja, seejärel klõpsake ühte vahekaartidest ja seejärel klõpsake seda, hoides all tõstuklahvi.

Pärast muudatuste tegemist saate nüüd osa lehti rühmitada. Selleks vajutage klahvi Ctrl või Cmd (esimene on mõeldud Windowsiga arvutitele ja teine ​​Apple'i tehnoloogiale) ja nuppu all hoides klõpsake vaheldumisi lehtedel, mida soovite rühmaks ühendada. Pärast seda teeb programm kõik kasutaja eest ära.

Kuidas käsitsi rühmitatud andmeid lahti rühmitada

Enne lahtrite rühmitamist peate esmalt aru saama, kuidas need rühmitati: käsitsi või automaatselt. Käsitsi rühmitamist peetakse ülalkirjeldatud meetodiks. Gruppide automaatne genereerimine on siis, kui need luuakse teatud funktsioonide abil. Näiteks pärast vahesummade genereerimist. Seda, et seda võimalust kasutati, saab aru realt “Vahetulemused”.

Kui andmed rühmitati samanimelise funktsiooni kaudu Excel Seejärel peate selle laiali saatmiseks veenduma, et rühm on kasutusele võetud. Kui ei, siis peate klõpsama vasakpoolsel külgribal nuppu +. Seda, et rühm on paigutatud, saame hinnata nupu järgi – samas kohas. Kui laiendame rühma, hakkame nägema nii peidetud ridu kui ka rühmi. Seejärel valige klaviatuuri või hiire vasaku nupuga kõik rühma lahtrid ja seejärel - vastavalt ülalkirjeldatud algoritmile.

Vähesed teavad, et käsitsi rühmitatud lahtrite rühmitamiseks on veel üks viis – kiirklahve.

Selleks peate esmalt valima need veerud, mis on rühmitatud, ja seejärel vajutage klahve Alt + Shift + vasaknooleklahvid. Kui töö tehakse Mac OS-i all juhitavas arvutis, peate kasutama klahvikombinatsiooni Command + Shift + J.

Kuidas automaatselt rühmitatud andmeid rühmitada

Kui eelmises lõigus tehtud kontrolli tulemusena selgus, et andmed rühmitati automaatselt, siis on kõik mõnevõrra keerulisem, kuna standardne rühmitamise funktsioon sel juhul ei tööta. Toimingud sõltuvad sellest, mis täpselt andmete rühmitamist teostas. Kui see on funktsioon Vahesummad, on toimingute jada järgmine:

1. Avame sama vahekaardi andmetega põhipaneelil (või lindil, nagu seda sageli nimetatakse).
2. Pärast seda, kui klõpsame nupul „Vahesummad” (see on täpselt see, mida peame teise sammuna tegema), avaneb meil aken. Nupp ise asub samas jaotises – Struktuur. Pärast seda ilmub aken, milles peame klõpsama nuppu "Kustuta kõik". Selle leiab akna vasakpoolsest alanurgast või mujalt (olenevalt Office’i versioonist ja konkreetsest tabelarvutusprogrammist).

Tähelepanu! See meetod eemaldab mitte ainult rühma, vaid ka vahesummad. Seega, kui teil on vaja need alles jätta, on parem kopeerida rühmaelemendid teisele lehele ja kasutada neid rühmitamata.

Tugev soovitus andmete rühmitamiseks või grupeerimisest vabastamiseks tabeliga toimingute jaoks. Enne seda peate tegema originaaltabelist koopia. Sel juhul saate taastada dokumendi algse vaate, kui midagi ei lähe plaanipäraselt.

Seega on Excelil andmete struktureerimiseks väga lai funktsionaalsus. Loomulikult ei saa see inimese eest kõike teha, kuid võimaldab teil struktureeritud andmetega tööd mugavamalt korraldada. Ülejäänu peab inimene ise tegema. See on aga väga funktsionaalne tööriist, mis on väga kasulik neile, kes peavad töötama suure hulga numbrilise ja tekstilise teabega.