Sisu
Sageli seisab Exceli kasutaja silmitsi vajadusega täita lahtrid andmetega, mis on paigutatud teatud loogilises järjestuses. Või näiteks teha prognoos, milliseks kujuneb mingi näitaja väärtus konkreetseks hetkeks, kui praegune trend jätkub. Nüüd ei pea te selle kõige jaoks teadma kümneid valemeid. Piisab paarist hiireklõpsust ja probleem on lahendatud. See kõik on tänu automaatsele täitmisele.
See funktsioon on oma mugavuse poolest hämmastav. Näiteks võimaldab see kiiresti loetleda kalendrikuud või muuta nii, et kuvatakse ainult iga kuu 15. ja viimane päev (näiteks raamatupidamisaruannetes).
Kuidas saate seda suurepärast funktsiooni ära kasutada?
Paremas alanurgas on ruut, seda lohistades saate jätkata väärtuste seeriat, milles on teatud muster. Näiteks kui esimene päev on esmaspäev, saate seda lihtsat toimingut tehes panna väärtused järgmistele ridadele: teisipäev, kolmapäev, neljapäev, reede ja nii edasi.
Kui lahtris on väärtuste komplekt nagu 1,2,4, 8, 16, saate need kõik valides ja kasti alla lohistades jätkata numbriseeriat kuni 32, XNUMX, XNUMX jne. See võimaldab teil oluliselt vähendada ajakulusid.
Samamoodi luuakse kuude nimede loend.
Ja selline näeb välja automaatse täitmise kasutamine aritmeetilise progressiooni jaoks. Meie näites kasutame kahte lahtrit, mille väärtused on vastavalt 1,3, XNUMX ja seejärel jätkab automaatne täitmine numbrite seeriat.
Pealegi töötab vastuvõtt isegi siis, kui number on teksti sees. Näiteks kui kirjutate "1 veerand" ja lohistate kasti alla, saate järgmise.
Tegelikult on need kõik põhitõed, mida peate teadma. Kui aga soovite Exceliga töötamise oskusi professionaalsemalt omandada, saate end kurssi viia mõne kiibi ja nippidega.
Andmete automaatse täitmise loendi kasutamine
Muidugi pole Exceli jaoks kõik, mida saab teha kuude või nädalapäevade loendi koostamisega. Oletame, et meil on nimekiri linnadest, kus meie ettevõte on asutanud teeninduskeskused. Esmalt tuleb täielik nimekiri üles kirjutada punktis "Muuda loendeid", kuhu pääseb menüükäsuga Fail – Valikud – Täpsem – Üldine – Muuda loendeid.
Järgmisena kuvatakse aken loendite loendiga, mis on Excelisse automaatselt sisse ehitatud.
Neid pole siin palju. Kuid seda arusaamatust saab kergesti parandada. Selleks on parempoolne aken, kuhu on kirjutatud õige väärtuste jada uXNUMXbuXNUMXbis. Salvestamist saab teha kahel viisil, nii komadega kui ka veergu. Kui andmeid on palju, saab need importida. Nii saate säästa palju aega.
Mida selleks vaja on? Kõigepealt peate kuskil dokumendis looma loendi linnadest ja seejärel lihtsalt tegema selle lingi allolevale väljale.
Loend on nüüd loodud ja seda saab kasutada kõigi teiste lahtrite täitmiseks.
Lisaks tekstivormingus loenditele võimaldab Excel luua numbrilisi jadasid, samuti teatud mustri järgi järjestatud kuupäevade loendit. Selle materjali alguses anti üks selle kasutamise viise, kuid see on primitiivne tase. Saate seda tööriista kasutada paindlikumalt, nagu tõelist ässa.
Esiteks valime vajalikud jadaväärtused (üks või mitu) koos loendis kasutatava vahemiku osaga. Järgmisena leiame ülemisel paneelil nupu "Täida" ja kuvatavas menüüs klõpsake nuppu "Edendamine".
Järgmisena ilmub seadetega aken.
Selle vasakpoolses osas on raadionupud, mille abil saate määrata tulevase jada asukohta: ridade või veergude kaupa. Esimesel juhul läheb loend alla ja teisel juhul paremale.
Kohe asukohaseadest paremal on paneel, kus saate valida numbrijada tüübi. Valida on mitme valiku vahel:
- Aritmeetika. Iga järgmise lahtri väärtus on teatud arvu võrra suurem kui eelmine. Selle väärtuse määrab välja "Step" sisu.
- Geomeetriline. Iga järgmine väärtus on mitu korda suurem kui eelmine. Kui palju täpselt, sõltub sellest, millise sammu kasutaja märkis.
- Kuupäevad. Selle valikuga saab kasutaja luua kuupäevade jada. Kui valite selle tüübi, aktiveeritakse mõõtühiku lisaseaded. Neid arvestatakse järjestuse koostamisel: päev, tööpäev, kuu, aasta. Seega, kui valite üksuse "tööpäev", siis nädalavahetusi loendisse ei lisata.
- Automaatne täitmine. See valik sarnaneb parema alanurga lohistamisega. Lihtsamalt öeldes otsustab Excel ise, kas numbriseeriat on vaja jätkata või on parem teha pikem nimekiri. Kui määrate väärtused 2 ja 4 ette, siis järgmised sisaldavad numbreid 6, 8 jne. Kui enne seda täidate rohkem lahtreid, siis kasutatakse "lineaarse regressiooni" funktsiooni (see on väga huvitav võimalus, mis võimaldab koostada prognoosi olemasoleva trendi põhjal).
Selle dialoogiboksi allosas, nagu juba näete, on kaks valikut: sammu suurus, millest on juttu eespool, ja piirväärtus.
Pärast kõigi toimingute lõpetamist peate vajutama nuppu "OK". Samamoodi luuakse teatud perioodi tööpäevade loend (näiteks kuni 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Ja kasutaja ei pea tegema tohutul hulgal tarbetuid liigutusi!
See on kõik, seadistamine on lõpetatud. Vaatame nüüd mõnda professionaalsemat automaatse täitmise meetodit.
Hiire kasutamine
See on kõige mugavam viis automaatseks täitmiseks, mis võimaldab elegantselt sooritada ka kõige keerukamaid toiminguid. Selle kasutamiseks on kaks võimalust: kasutada hiire vasakut nuppu või paremat nuppu. Näiteks on ülesandeks koostada kasvavas järjekorras arvude loend, kus iga järgmine väärtus suureneb ühe võrra. Tavaliselt sisestatakse selleks esimesse lahtrisse üksus ja teise kaks, mille järel nad lohistavad paremas alanurgas olevat kasti. Kuid seda eesmärki on võimalik saavutada ka muul viisil – lihtsalt esimese lahtri täitmisega. Seejärel peate selle paremast alumisest nurgast alla lohistama. Pärast seda ilmub ruudu kujul nupp. Peate sellel klõpsama ja valima üksuse "Täida".
Samuti saate kasutada funktsiooni "Täida ainult vormingud", mille abil saate laiendada ainult lahtrivorminguid.
Kuid on ka kiirem meetod: hoidke all klahvi Ctrl ja lohistage lahtrit paralleelselt.
Tõsi, see sobib ainult numbrijadade automaatseks täitmiseks. Kui proovite seda trikki tõmmata teist tüüpi andmetega, kopeeritakse väärtused uXNUMXbuXNUMXb lihtsalt järgmistesse lahtritesse.
Kontekstimenüü kutsumist on võimalik kiirendada. Selleks lohistage kasti hiire paremat nuppu all hoides.
Seejärel ilmub käskude komplekt. Seega saate avada dialoogiboksi täiendavate automaatse täitmise sätetega, klõpsates menüükäsku "Edendamine". Kuid on üks piirang. Jada maksimaalne pikkus on sel juhul piiratud viimase lahtriga.
Selleks, et automaatne täitmine toimuks kuni vajaliku väärtuseni (konkreetne number või kuupäev), tuleb vajutada hiire paremat nuppu, olles eelnevalt kursori kasti suunanud, ja lohistada markerit alla. Seejärel naaseb kursor. Ja viimane samm on hiire vabastamine. Selle tulemusena kuvatakse automaatse täitmise seadetega kontekstimenüü. Valige edenemine. Siin on valitud ainult üks lahter, seega peate seadistustes määrama kõik automaatse täitmise parameetrid: suund, samm, piirväärtus ja vajutage nuppu OK.
Eriti huvitav Exceli funktsioon on lineaarne ja eksponentsiaalne lähendus. See võimaldab koostada prognoosi, kuidas väärtused muutuvad, lähtudes olemasolevast mustrist. Reeglina peate prognoosi tegemiseks kasutama spetsiaalseid Exceli funktsioone või tegema keerulisi arvutusi, milles sõltumatu muutuja väärtused asendatakse. Seda näidet on praktikas palju lihtsam demonstreerida.
Näiteks on olemas näitaja dünaamika, mille väärtus suureneb iga perioodiga sama arvu võrra.
Palju lihtsam on mõista, kuidas väärtusi ennustatakse lineaarse trendiga (kui iga järgmine indikaator suureneb või väheneb teatud väärtuse võrra). Selleks sobivad Exceli standardfunktsioonid, kuid suurema selguse huvides on parem joonistada graafik, mis kuvab trendijoone, funktsiooni võrrandi ja eeldatava väärtuse.
Et teada saada, milline on prognoositav näitaja arvuliselt, tuleb arvutamisel võtta aluseks regressioonivõrrand (või kasutada otse Excelisse sisseehitatud valemeid). Selle tulemusena tehakse palju toiminguid, millest igaüks kohe aru ei saa.
Kuid lineaarne regressioon võimaldab teil keerukatest valemitest ja graafikust täielikult loobuda. Kasutage lihtsalt automaatset täitmist. Kasutaja võtab hulga andmeid, mille põhjal tehakse prognoos. See lahtrite komplekt valitakse, seejärel vajutatakse hiire paremat nuppu, mida peate lohistama vahemikku vajaliku arvu lahtrite võrra (olenevalt punkti kaugusest tulevikus, mille jaoks prognoositav väärtus arvutatakse). Ilmub kontekstimenüü, kus peate valima üksuse "Lineaarne lähendamine". See on kõik, saadakse prognoos, mis ei nõua erilisi matemaatilisi oskusi, joonistamist ega valemite tuletamist.
Kui näitajad tõusevad igal ajaperioodil teatud protsendi võrra, siis räägime eksponentsiaalsest kasvust. Näiteks epideemia dünaamika prognoosimine või pangahoiuse intresside ennustamine põhineb just sellisel mustril.
Eksponentsiaalse kasvu ennustamiseks pole tõhusamat meetodit kui see, mida oleme kirjeldanud.
Hiire kasutamine kuupäevade automaatseks täitmiseks
Sageli on vaja juba olemasolevat kuupäevade nimekirja suurendada. Selleks võetakse mingi kuupäev ja lohistatakse seda paremast alanurgast hiire vasaku nupuga. Ilmub ruudukujuline ikoon, kus saate valida täitmisviisi.
Näiteks kui raamatupidaja kasutab tabelit, sobib talle valik “argipäevad”. Samuti vajavad seda üksust kõik teised spetsialistid, kes peavad igapäevaseid plaane tegema, näiteks personalijuht.
Ja siin on veel üks võimalus, kuidas rakendada kuupäevade automaatset täitmist hiirega. Näiteks peab ettevõte maksma palka 15. ja kuu viimasel päeval. Järgmiseks tuleb sisestada kaks kuupäeva, venitada need alla ja valida täitmisviis “kuude kaupa”. Seda saab teha kas klõpsates hiire vasaku nupuga paremas alanurgas asuval ruudul või kasutades paremat nuppu, millele järgneb automaatne kontekstimenüü kutsumine.
Tähtis! 15. jääb olenemata kuust ja viimane on automaatne.
Hiire parema nupuga saate edenemist reguleerida. Tee näiteks sel aastal nimekiri tööpäevadest, mis jäävad ikka kuni 31. detsembrini. Kui kasutad automaattäit hiire parema nupuga või menüü kaudu, kuhu pääseb ruudu kaudu, siis on valik “Instant fill”. Esimest korda on arendajad selle funktsiooni pakkunud Excel 2013-s. Lahtrite täitmine on vajalik teatud mustri järgi. See võimaldab säästa palju aega.
Järeldused
Tegelikult on see kõik. Automaatne täitmine on väga kasulik funktsioon, mis aitab automatiseerida paljusid töövooge ja teha mustrite põhjal ennustusi. Täiendavaid valemeid ega arvutusi pole vaja. Piisab paari nupu vajutamisest ja tulemused ilmuvad justkui võluväel.